京国税[1997]195号北京市国家税务局关于印发《北京市国税局税务档案管理办法(试行)》的通知

京国税〔1997〕195号 全文有效   成文日期:1997-11-14

北京市国家税务局关于印发《北京市国税局税务档案管理办法(试行)》的通知

京国税[1997]195号

各区、县国家税务局,直属分局:

       税务档案是反映纳税人经营活动,纳税情况和税务机关征收管理的基础资料,是征管工作的重要组成部分。我市自一九八二年提出建立税务档案以来,逐步实现了税务档案的规范化管理。为了进一步强化征管基础工作,使税务档案的管理工作与征管改革相适应,在总结本市各区、县局税务档案管理的基础上,特制定《税务档案管理办法(试行)》,现印发给你们,请认真贯彻落实,对试行中出现的问题和意见,及时报市局征管处。

1997年11月14日

 

税务档案管理办法(试行)        第一条 为了加强税收征管工作,规范税务档案管理,根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国税收征收管理法》制定本办法。       第二条 税务档案是税务机关在进行税收征收管理中直接形成的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的历史记录。是反映纳税人经营活动、纳税情况和税务机关征收活动的基础资料,是征管工作的重要组成部分。       第三条 税务档案由各区县国税局、直属分局统一管理。各区县国税局、直属分局应设置2—3人负责组织、指导税务所的税务档案资料的收集、整理和立卷,并负责归档和管理工作。档案管理人员应保持相对稳定。        第四条 凡记录和反映税收征管直接形成的文件、报表、凭证、文书以及相关的其他文件资料均属于税务档案的归档范围,具体包括:一、税务登记类(一)开业登记1.税务登记表;2.税务登记信息表;3.营业执照副本复印件;4.企业法人代码证书复印件;5.银行开户证明复印件;6.法人、财务负责人身份证复印件;7.其他相关资料;(二)变更登记8.变更税务登记申请审批表;9.税务登记变更项目通知书;10.其他相关资料;(三)注销登记11.注销税务登记审批单;12.结清应纳税款证明;13.其他相关资料;二、税种登记类14.增值税一般纳税人认定申请书15.金银首饰消费税纳税人认定登记表及相关资料;16.增值税一般纳税人年审登记表三、纳税申报类17.各税纳税申报表,申报资料及相关资料;18.财务会计报表;19.进货退出及索取折让证明单和企业外出经营活动税收管理证明单及相关资料;四、税款征收类20.税款缴款书;21.延期缴纳税款申请审批表及相关资料;22.减免税申请、批复及相关资料;23.退税申请表,收入退还书及相关资料;24.弥补亏损、提取管理费申请、审批及相关资料;25.限期纳税通知书;26.扣缴税款通知书;五、发票管理类27.购领发票审批单;28.企业自印发票申请表及印制发票通知书;29.缴销发票审批表;30.防伪税控申请审批表;31.发票换开验证资料;六、税务稽查类32.税务处理决定书;七、行政处罚类33.税务行政处罚决定及相关资料;八、复议、诉讼类34.复议决定书       第五条 税务稽查档案是税务档案的重要组成部分,按稽查工作规程的要求由稽查系列立卷和归档,其管理按文书档案管理办法办理。       第六条 税务档案立卷一、税务档案按“一户一档”的原则立卷,如采取其他办法(如分类序时等),须报市局批准。二、上年度的征管资料立卷后,各税务所、业务科室应于本年6月底前统一移交区县局、直属分局档案管理部门。三、税务档案应统一编号,做到资料齐全,顺序规范、目录清晰、装订整齐牢固。       第七条 税务档案的管理和利用一、税务档案保管要安全有序,各区县局、直属分局要建立相应的保管制度,确保税务档案不丢失、损坏、泄密。二、税务档案一般不对外借阅,必须借阅时须经主管局长批准。       第八条 计算机辅助档案管理利用计算机对符合归档条件的税务档案收集、分类、存储、检索、查阅和销毁进行辅助监督管理。       第九条 税务档案的保管期限一、税务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种,长期保管期限为15年,短期为5年。二、下列税务档案为永久性档案税务登记类中除注销登记资料外一律为永久性档案;税种登记类全部为永久性档案;税款征收类中的“减免税申请表”批复及相关资料为永久性档案;发票管理类中除“购领发票审批单”和“发票换开验证资料”外一律为永久性档案。三、下列税务档案为长期性档案完税证;购领发票审批单;发票换开验证资料。四、凡未列入永久和长期档案的资料均为短期档案       第十条 归档一、税务所对装订好的上年度的案卷应由所长检查,对不符合要求的应予补正或返工。二、税务档案立卷后须经征管科验收,并按规定时间向局档案管理人员办理交接。       第十一条 税务档案的移交因纳税户迁移,应由原主管税务机关填制“企业迁移通知单和移交资料清册”与档案资料一并向迁入地区的税务机关办理移交。       第十二条 税务档案的鉴定和销毁一、对于超过保管期限的档案应定期进行鉴定,鉴定工作由征管科进行。二、经鉴定对已到期仍有保管价值的档案应延长保管期限。对确无保存价值的档案由档案管理人员登记造册,提出销毁意见报征管科审核后,经主管局长批准后予以销毁。三、销毁税务档案应由双人负责监销,并在销毁清册上签字。        第十三条 各区县国税局、直属分局应根据本局情况制定具体补充办法。        第十四条 本办法自一九九八年一月一日起执行。